Flera kommuner och myndigheter har under de senaste året börjat se över en digitalisering av sin posthantering, men få har hittills kommit i hamn. Vi medborgare tar det ju nästan för givet att kommunikation med myndigheter ska kunna ske digitalt - men är det möjligt idag?Posthanteringen inom myndigheter och kommuner har inte digitaliserats i samma utsträckning som våra förväntningar, trots att många kommuner och myndigheter naturligtvis kan se fördelarna med digitalisering. Minskade handläggningstider, ökad spårbarhet, större flexibilitet av arbetsplats, mindre miljöpåverkan genom minskade transporter och pappersförbrukning är bara några av dom.
Men den juridiska snårigheten och organisationernas komplexitet är, för många, en allt för stor utmaning för att ens ta sig an uppdraget och påbörja förändringsresan. Risken är att man istället skapar isolerade lösningar där man digitaliserar enskilda delar av processer och/eller i värsta fall blundar för medarbetares beteenden där data och handlingar exempelvis skickas sinsemellan på ett otillåtet sätt.
Båda scenarier leder till ökad komplexitet där man förlorar kontrollen över processerna och framförallt inte uppfyller det lagkrav som finns. Två perspektiv som vi ska återkomma till, och som behövs för att lyckas är alltså kontroll över processer och regelefterlevnad. Men vad är det vi säger, att det är omöjligt? Absolut inte.
Det första man behöver göra är att genomföra en förstudie som ger en bra utgångspunkt för förändringsarbetet. COPR har precis avslutat ett uppdrag där vi, för en kommun, genomfört en förstudie om att digitalisera hela eller delar av posthanteringen, och vill dela med oss av våra erfarenheter kring vad vi påstår är en bra förstudie i det här sammanhanget.
Utgå från rätt perspektiv (och vad är då det?)
Den naturligaste missen är att tidigt skilja (eller enbart fokusera!) på IT-perspektivet och verksamhetsperspektivet i sitt förhållningssätt och utgångspunkt, vilket i detta fall, när vi pratar posthantering inom en så komplex organisation som en myndighet, tappar det viktigaste av allt; regelefterlevnad.
För att undvika startgropens många höga fall rekommenderar vi därför att utgå från de juridiska aspekterna i förstudien. För hur säkerställer vi en begäran om allmän handling ifall posten öppnats och scannats på annan plats än i kommunen? Har vi stöd för hantering av eventuella fördröjningar i processen, då en handling behöver hanteras fysiskt trots att övriga försändelser går att digitalisera? Och vad är egentligen riskerna med att en leverantör inte fullföljer sitt åtagande enligt utkontrakteringslagen (där de binds till samma sekretess som en kommunanställd)?
Anta ett brett perspektiv
En annan framgångsfaktor för att ta fram en bra förstudie är att anta ett brett perspektiv. Att enbart hantera en process hos en förvaltning och sedan anta man ska kunna duplicera lösningar är att förenkla i för stor grad. Man måste, även i ett tidigt skede, hantera beroenden och påverkan mellan de olika myndighetsuppdragen för att kunna se, förstå och hantera komplexiteten. Inte minst behöver vi förstå helheten för att kunna skapa lösningar för hur man hanterar inkommande data. Hanteringen av sekretessbelagd information är en del av lösningen.
Alla dessa aspekter och perspektiv behöver finnas med redan i förstudien utöver självklara delar som kravspecifikationer, uppskattning av tid och resurser etc. Tillsammans skapar man således förutsättningar för att kunna fatta medvetna beslut. Så nyckeln till att lyckas med sin digitalisering av sin posthantering är alltså att genomföra en bra förstudie, inte bara en förstudie.
Vad säger dina erfarenheter kring digitalisering av posthantering? Dela med dig av dina reflektioner. Vill du veta mer om hur vi jobbar, hör av dig till oss!
Vill du ta del av fler reflektioner från oss på COPR? följ oss på LinkedIn