5 saker du behöver ha koll på
Har du precis som jag har kastats mellan att försöka få in IT-budgetar på hundratals miljoner in i tillgängliga verktyg, få rätsida på TBM-modeller eller behövt förstå och förklara ett utfall som ser orealistiskt ut? Eftersom det är IT-leveransen är beloppen stora och mängden detaljer ännu större. Dessutom spelar leverantörernas prisbilder stor roll för budgetering, utfallsanalys och prognoser.
Samtidigt är det hur viktigt som helst. Inte bara för att beloppen är stora, utan för att IT-leveransens kostnader belastar kollegornas kostnader för deras verksamhet. Detta gäller i alla organisationer, från privata bolag till kommuner, regioner och myndigheter. Otydligheten kring vad IT kostar skapar inte bara frustration utan gör det också svårare för kärnverksamheten att planera för framtida investeringar och IT-lösningar eftersom de inte har koll på hur stort utrymme IT egentligen belastar den totala budgeten.
Jag tycker det här är svårt och det är tydligen inte tillräckligt att vara civilekonom... Det mesta måste läras den hårda vägen och du måste omge dig med människor som är ärliga nog att erkänna att det faktiskt är svårt – då kan ni tillsammans lösa uppgiften.
Men är det egentligen en så omöjlig uppgift att lägga rätt budget, förstå utfallet och prognosticera rätt när det gäller IT? Nej, det tycker inte jag. För när en väl kommit till insikt kring vad som faktiskt måste göras så är det enklare än vad man kan tro. Det fem viktigaste i min mening är;
Inventera dina IT-kostnader. Varje licens, varje växelkursjustering, varje projekt, kan kullkasta din budget. Så se till att du har örnkoll på allt som kostar.
Internprissättning - Oavsett vilka mekanismer som finns för att kostnadsfördela, se till att de är kända, transparenta och begripliga.
Framförhållning och involvering - Konstatera tidigt vad som kan förändra kostnader i din IT-leverans. Se till att involvera finans- och controllingkollegerna samt dina verksamhetskollegor. Tillsammans hittar ni rätt lösningar.
Den ekonomiska röda tråden - bygg din förståelse nedifrån och upp och se till att det finns tydliga mappningar från kostnadsdrivare via tjänster och vidare till internfakturering och ekonomisk rapportering
Trovärdighet - IT-kostnader är en allt ökande del av organisationens kostnadsmassa. Inget fel i det, eftersom allt fler processer automatiseras, säkerhetskrav höjs, och funktionella och icke-funktionella krav blir fler och hårdare. Men för att fortsätta att utveckla IT-leveransen i den riktning ni vill, behöver det finnas en hög trovärdighet även i den ekonomiska styrningen av den.
Så, alla som i sitt uppdrag hanterar stora IT-leveranser, ta med ekonomi i allt ni gör. Och om du har ledande befattningar inom IT-organisationer är det en naturlig del i ditt ansvar att se till att du får riktig koll! I så fall kan du få samma omnämnande som en CIO i en stor organisation fick av sin högsta ledning: "En föredömlig prognos!"
Vill du ta del av fler reflektioner från mig och mina kollegor, följ oss på LinkedIn
Claes Oldenburg